翻到知乎上有人问“日事清是不是就是中国的any.do,wunderlist?”,我其实很诧异:中国其实没有类any.do、wunderlist的厂商、工具。

肯定是需要的,至少对我们日事清所做的协作管理领域、以及宣传提供企业办公解决方案、OA平台的同行们是需要线下服务结合的。我从我们日事清本身来分享看到的原因:

会员登陆 1

不知道大家有没有留意过:在中国,做时间管理、任务/日程管理工具的、上点年限(4年以上)的商业团队极少。再说的明白一点:在中国像日事清这样完全由国内团队从零做到现在已有五年历史的厂商,且现在还具备完整产品、技术团队在持续不断优化体验的团队据我所知好像没有。
大家可以随便查一下AppStore、安卓应用市场里面用户体验还能过得去的此类工具,有的是国外团队背景,比如wunderlist(奇妙清单)、any.do、ticktick(滴答清单);有的独立开发者背景;也有的是后来进场的中国创业团队。
我见过很多初创团队开发比较有创意或者依据某个时间管理理念而成的任务管理工具,过不了几年一般都会停更、放弃,以致于时不时我会收到日事清用户这样的反馈:
以前用的好好的xx,现在突然停更了,反馈bug也不管、不维护,日事清千万要挺住啊,如果用的好我们可以充会员支持你们。
之所以在任务管理、时间管理工具领域,中国团队无法专注的原因很简单:做的事养活不了商业团队,或者没有成长性。如果看过从支付宝的折腾看工具产品窘境live万字演讲稿的话,会知道这是整个中国互联网工具产品普遍面临的窘境:
1、打开频次太低;2、粘性太低3、可替代性过强;4、没有成熟商业模式。
如果具体到任务管理类工具的话,还有两个明显特性:
1、时间管理理念是非常多的,比如GTD、番茄时钟、重要紧急四象限等等,工具无非是实现这些时间管理理念的解决方案,当用户接受或偏爱的时间管理理念不同时,他们会选择不同的解决方案。天气类工具用户的目标很明确就是知道天气状况,但是时间管理并没有明确的度,加上人的懒惰天性就会不断尝试更“符合”的解决方案,所以大家会看到时间管理类并不像其他工具一样在用户量方面形成多寡头趋势;
2、低级别的任务管理需求可以简单看成“备忘”,他们对时间管理并没有特殊需求。“备忘”、“单纯记事”可解决的场景就非常多:用脑子、用微信、用手机自带备忘录、用日历等等。中国接触过时间管理理念的用户群体并不多,从而能真正成为这些工具的核心用户群体也就不多。无法认识价值,又谈何持续付费购买会员呢?

1、协作管理、项目管理等软件背后是一套管理理念、管理制度

有什么适合小团队的协作工具?

主要是分配任务、任务监督等,还能有工时统计等功能。要在线版。收费、免费都行。

题主这个问题,是小团队leader遇到管理与协作问题时的经典动作:问一下大家的意见,找到一款合适的软件来解决问题。如果是华为这样的大公司,就会去找来IBM的管理咨询顾问,进驻团队提供解决方案,而这显然不适合小团队。

但是问题是,小团队各个都不一样,别人的经验可能具有很少的借鉴意义;即使觉得某个软件好用花钱购买,可能也起不到预想的作用。

Q1:你到底需要什么样的软件?

我们的产品顾问在跟进客户的时候,优先级放在第一关注的是:产品到底能不能解决客户的问题。注意我们的产品顾问都是高级销售,在每一个客户身上倾注的时间都耗时长久,所以到最后的客单价往往都非常之高。但是好几次,产品顾问在给大领导沟通进度的时候说,“拒绝了某团队要求发合同的请求”(到了这一步往往已经准备好钱买产品了),因为需求与产品功能不符,还没有给出一个能解决对方问题的使用方案。

你可能会觉得他傻,但我们一致认为这是“珍惜产品羽毛”的优质销售行为。如果客户本着“买一个产品,推给员工,就能一劳永逸解决问题”的心态购买了我们的产品,撇开顾问后期为了引导其使用而花费的精力不谈,一旦产品被认为“无用”,以后可能就不会再继续合作了。

leader给团队找这种协作软件,“自上而下”强推的工具往往用不起来。成员感受不到软件对自己的价值,会觉得是“团队买了一个软件来监督我的工作”,软件效果就大大折扣。领导觉得花了钱买软件就能一劳永逸解决问题,而其实团队花100块买软件,可能只收到了20块钱的成果,搞不好还要继续赔20块进去。在哪赔的?占用团队的工作时间操作软件。

Q2:为什么用不起来?

很多人可能在职场混久了,对工作中的【非便利性】变得无动于衷,习惯了。

-开会永远有人迟到,迟到了发红包,还能领红包,多好。浪费时间?反正大家都在浪费,谁在意,因此打扰到工作什么的,习惯就“好”;

-被突如其来的任务打断自己的日程,那有什么办法,在公司里就是这样呀。下午准点下班,不管任务做完没做完——白天被xx打断了,我也没办法,计划拖延一天吧;

-明天要干嘛?难说;这周的计划?这个月该完成哪些任务?——一概不知。做一天算一天,我又没闲着,每天都很努力,事情就是做不完有什么办法;

-上周的那个伟大的idea不疾而终……emmmm,反正我就是提了一下,又不是由我来负责,现在也很难想起来了,算了吧。

混日子,每天混日子,惰性都出来了,领导眼瞅着这帮人越来越像羊群,拿来一个软件对大家说:这个软件很好,能提高效率,做任务追踪,做日程安排,做项目总结,大家用起来。什么结果可想而知:我们的效率挺高的,任务追踪有什么用?花这么多钱还不如给大家买零食。是不是看我们不顺眼想折腾我们?消极怠工……

Q3:软件应该是一项“福利”

其实团队跟员工的利益本来是相关的,甚至团队买了一个软件对于员工来说应该是一项新型“福利”,而不是一项管理制度。利用软件来改进协作与沟通方式,最能感受到便利的就是员工。

团队管理者想要借助工具改变团队,首先该改变管理思维:软件不重要,最重要的是人。

以上客观事实基本上已经决定中国很难出现类any.do、wunderlist这样相对纯粹的任务管理、时间管理类工具。不管怎样,成立一个商业团队,你最起码能够活下来吧?事实证明如果单提供类any.do、wunderlist的服务根本活不下来,所以大家会看到市场上拓展社交、面向小团队等各种尝试的现象,要么干脆就拓展海外版,扩大用户群体依靠会员费存活。

中国的中小企业在管理制度、管理理念上相比发达国家是极其落后的,这种现状所带给我们整个行业的困境是不仅要普及先进的协作、项目管理工具,还要普及工具背后所代表的先进的管理理念和管理制度。

1.让员工感受到好处的软件才能用的起来;

应该有人会问any.do、wunderlist为什么能够依靠所做事情持续活着呢?
一是国际化,增加了用户群体;二是国外用户付费意愿比国内高。

我们举个实际场景来说明问题:

2.光用软件还不够,还要洞察其背后的管理理念,建立自己的逻辑体系。


1.

“我们公司花钱买了个软件帮我们做时间管理”

vs

“我们公司花钱买了个软件监督我工作”

我们ceo有一次在开会的时候曾经说过一句话,“生活也是工作的一部分
”,立马遭到了底下人的反驳“工作只是生活的一部分”,全场哄然。好在我们团队十分扁平,老板也并不以为意,况且站在二者的角度,这两句话一点毛病都没有。

不管工作和生活哪是哪的另一部分,道理是一样的:做日程规划、任务管理,总归离不开工作和生活。有些人热衷于做时间管理,却发现执行的时候,生活很难按照自己设定的轨迹前进,就是因为工作中的计划变动往往是难以预期的,你要生活,就得工作,强行把生活和工作割裂开来,根本不现实。如果公司购买的协作软件,除了能让你安排上班时间的任务,还能把自己下班时间的安排清清楚楚的协商,不仅能把你从无尽的焦虑中解脱出来,还会让你“活得像一支队伍”——所有人都知道你在什么时间在认真生活,多么重要的工作也不能打扰你的生活。你甚至可以用软件来“管理”你的领导,亲测可用:

会员登陆 2

我的健身房就在公司的附近,每天的瑜伽或者zumba课程基本安排在下午六点半左右;而我司,北京+互联网+初创团队,大家都知道意味着什么——无止尽的加班。可我从来没有耽误过一次难得的zumba课程。因为每天的运动是我第二天战斗力的保障,我每天都在日程里安排固定的6:30—8:00的运动时间,并且还在工作日报里不停的提醒我的领导:不要在此段时间安排工作,我必须要运动,才能保证第二天的战斗力。

2.

依赖脑力做决策,人的不稳定性

vs

软件工具的科学性

好,说了这么多,现在我们回到题主对软件在工作中的需求上面去:分配任务,任务监督,统计工时的协作类工具。

说起工作中的任务与协作,题主的诉求翻译过来就是:事事落实到人(分配任务)、事事有追踪(任务监督)、任务有反馈(包括进展、用时、遇到的问题等等)。这一个流程下来,要满足的绝对不仅仅是表面的这几个诉求。

1.分配的任务从哪来?从计划中来——计划可视化,可能如何实现?丰田的“看板”管理法;

2.任务分配好了,到了时间,相关负责人忘了怎么办?——计划自动下发到日程,用G.T.D.的方法去完成工作;

3.如何针对任务进展进行沟通?(比起监督,我们更倾向于沟通这个动作)——工作日报,包含今天做了什么,进展如何,遇到了什么困难,是否需要部门协作,尝试的解决方法是什么,明天的计划安排?还有,这一整天的工作,都有什么值得记录和分享收获?

这一套流程基本覆盖整个工作流程,但我们前面说了,如果这个软件的功能全部都是工作,花了钱也用不起来。员工在软件里感受到平衡工作和生活的益处,才是对员工有价值的软件;另外,软件还要十分简单高效:5分钟学会,5分钟做完日程管理,5分钟写完工作日志,简单就是高效。

5分钟做日程安排:工作时间,早9:00—晚5:00,生活时间,晚5:00—晚11:00,早5:00—7:00,每一个时间段都有各种性质的安排。日程是工作中需要时间管理的部分,可用的时间管理理念:G.T.D.,番茄工作法,重要紧急四象限,思维导图。这些理论被反复验证在时间管理中有效,有一大批追随者,如果能用在工作中,对时间管理爱好者来说是手到擒来的事。

会员登陆 3

举个例子,我一般这样安排日程:

1.我的重要紧急四象限(可以自定义名称)两个与工作有关,两个与生活有关,一个学习提升,一个生活琐事;

2.把所有工作的安排区分紧急和不紧急,分别填上,把生活上要看的书和逛超市要买的东西也写上;

3.然后切换到时间视图(G.T.D列表式)拖拽划分时间段,查看空白时间有没有什么遗漏的事情补上,因为默认新建任务是重要不紧急象限的任务,就再回到象限视图划分象限。

会员登陆 4

这一流程看起来复杂,其实做起来从来不会超过5分钟,因为工作上的任务前一天的工作日报里都思考过,再加上计划自动下发;生活上的学习内容一般都是一段时间内的重复性任务,包含“吃维生素”这样易忘琐碎的小事。在工作的时候会用到的番茄工作法和思维导图也都集成在应用里,省去了到处找工具的时间,也能很好的记录工时、保存成果。

5分钟写完工作日报:看到工作日报,第一反应是那种鸡肋一样毫无用处的纸质文稿。别着急,我们ceo曾经就是一个对“工作日报”不满的某国企员工,只不过他行动力一流,决定找几个人做一款软件来让工作日报这件事变得【简单】,变得【有用】。

看看我们的工作日报生产流程,就一句话:一键生成,补充心得。

会员登陆 5

会员登陆 6

工作日报不应该是一个单方面沟通的管理工具,而是双向沟通的协作工具,用来记录做了什么、沟通困境、协作解决、计划下一步的行动,才能发挥工作日报的真正价值。这些东西如果依赖开会一对一沟通,人的不稳定性和花费大量的时间,会导致投入产出比非常高。我们要建立稳定的机制确保充分沟通,还要用一个最简单的方法去完成这件事。

我们为了把工作日报这件事变得简单,在笔记里面预设了K.P.T.P模板,按顺序是

keep:今日已完成,来自做完并划掉的日程;

problem:问题,需要手动补充,一般来自做日程时随手记录的难题;

try:要尝试的措施,来源同上。值得注意的是,这部分可能涉及团队协作,影响到同事的日程,例如:题图需要设计部刘某支持,时间下午4点之前交给我,要求云云。我写出来,在日报里艾特刘与其商议可行的时间,以免打扰其日程安排,商量好以后,刘就会告诉我:给我发一条任务。

会员登陆 7

任务到了时间会有提醒,避免忘记。

plan:明日计划,大体想一下明天要做什么,这个任务重不重,一天的时间紧不紧张,是否需要提前做准备。这样一来心里有数,下班时间安心做自己的事。

至此,我们建立了非常完善的沟通和反馈机制来确保任务的进展和方向的正确性,把写日报和日程的动作都简化到最低来让其变得好用。

最近国内的互联网公司都在流行推行扁平化,我们的感受是,当我们在工作中占据主动,自由灵活协作,无障碍沟通,使用科学的工作与稳定的协作工具,能够让工作这件事变得可爱一点点。

我们就是为了这么一点点在努力。


关于日事清  www.rishiqing.com

日事清是一款时间管理与团队协作软件。

如果您是个人,日事清能帮助您规划日程、To do
list,实现G.T.D.、实践重要紧急四象限。

如果您是团队,日事清有工作日报、看板,能帮助团队做到事事落实到人、事事有追踪、有考核结果的期限、后续结果有反馈。

有了上面铺垫,现在可以直接回答问题:日事清不是中国的any.do、wunderlist,事实上,中国没有一个是类any.do、wunderlist工具(要包括团队也符合,否则后续无法持续优化或者方向偏差)。

日事清有家外贸行业的企业客户,我在回访该企业管理者时询问日事清使用情况,得到的反馈令我很吃惊:管理者只用日事清来查看员工的日程安排、需要协作时就任务情况沟通,员工只用任务、知识管理,完全当成任务管理、资料管理工具。

回答完问题还要再扯一点另一个产品领域和中国人的特性,大概你就会发现我以上所说其实完全是站在“有行业经验却极少利益相关”角度。

我给该领导普及日事清背后“计划→执行→回顾总结”的工作流程和项目管理执行方案,他给我反馈“没有用”。他这样给我解释:我购买商业版后,让大家花几天做个人的季度工作计划、我花半个月做了团队的季度工作计划,然后我发现大家完全不按照这个来,过了半个月后大家好像都忘了这个事。然后我强调让大家都写工作回顾,我最开始每天都检查,后来我一放松大家又很倦怠。这完全是靠我监督才能执行下去,但我哪有那么多时间管这事?

日事清从一开始就是给团队使用的,和以任务管理角度切入而后延伸任务协作场景的工具不同,日事清最开始就是为团队提供服务,它属于SaaS行业的团队协作领域。它的产品架构是PDCA模式:计划(plan)→执行(do)→回顾总结(check)→行动(action)。项目管理、bug管理、产品建议、电商行业双十一促销活动、团队年/季/月度工作计划等等都是“任务”的开始,然后添加具体执行人出现在其日程,其完成后利用笔记总结回顾而后继续调整行动。可以看出任务管理、时间管理是日事清产品架构中“执行”和“行动”部分,只不过是我们非常努力的把这部分做到了能和国际任务管理工具媲美的水准。

大家肯定会以为稍微有点实际管理经验的人都不可能这么弱对吧?

大家可以再反过头看看PDCA模式,会发现除了团队协作中可以用此当成工作流程外,其实个人也可以,比如我们现在有的用户直接用计划模块做了个人婚礼规划、公考学习计划、英语学习计划、健身计划等等。然后从这些计划(项目)分解到日程,用笔记回顾。这也是为什么我们会取名“计划”而不是“看板”的缘故:是“plan”的意思。

我也这么认为,但是你要是把“工作计划”、“工作日志”换成“项目管理”、“OKR”等等更为先进的管理理念、协作方式你可能就不认为这么简单了。

但是非常尴尬的是:中国人如果没有团队、工作的束缚(必须要求你做工作计划),生活上其实没有太多规划性。德国人还是瑞士人会因两天的旅行而做一份旅行计划,但是中国人更可能是在脑子里面过一遍,所以我见过太多因一时兴奋做了长期规划而不能坚持的用户,一个良好的习惯或者特性培养成本很高。所以日事清呈现给个人用户的赶脚就是任务、时间管理类工具,其实有本质区别,只不过不是所有用户都有规划的习惯。

现在我们领域面临一个非常突出的矛盾:协作管理、项目管理软件背后所代表的先进理念中小企业客户很难准确接收,一方面源于中国中小企业本身管理理念、制度的落后,一方面源于中国各行业就业人员素质的难题(有的行业从业人员电脑都不会用)。

另外其实日事清针对个人用户的优化比较多,不过和to
C的任务类工具不同,我们团队优化日事清并不像传统企业软件一样以公司、团队、管理层为核心,而是以公司、团队内具体成员为核心,除了项目管理、团队协作等企业典型协作场景外,还会有番茄钟、思维导图等相比其他企业软件另类的功能,我们的考虑是为团队内个人服务、提升其工作效率,从而达成团队整体效率提升。从这点来讲,个人用户使用日事清的体验也会随着这种理念的坚持而不断改善,日事清个人用户使用体验只会越来越好。

这时候我们直接提供工具让企业使用其实很难,我们现在的客户中还有刚刚接触项目管理的老板,更遑论素质相对低下的从业人员。你要真想让老板们、整个团队良好的用起来日事清,你就必须教会他们PDCA理念、项目管理理念,这样他们才会真的离不开我们。

用成绩说话,等大家使用本月底发布的新版本,就算你只使用日程模块,日事清的体验也不会弱于国际一线任务类工具。

这部分职责按说应该是管理咨询行业的业务,但是中小企业请不起,这部分职责就过渡给我们厂商,你要是想拿下市场、不想“坑一次钱就不管客户死活”的话,“教育企业客户接受软件背后更加先进的管理理念、制度”就是必须要做的工作。很显然,这部分最有效的途径不是线上,而是线下服务,比如举办活动、办讲座分享等等常见形式。

2、除去上面所说的线下服务场景外,目前的SaaS行情是必须做大订单

除去大厂有实力能够持续不计亏损的投入外,其他创业厂商都必须做营业额。依照现有的通用SaaS付费模式来看,如果只做中小厂商按年、“年+人头”的付费订阅是无法支撑企业快速发展的,因此后面所有的厂商都会做私有云部署、基于成型产品的定制化开发业务。

只要厂商接这样的订单,一般的线下服务就不可避免,上面已经有人点到这个情况和原因。

3、线下服务可以作为拓客渠道

现有的SaaS厂商已经有很多在做软件时代的渠道推广,渠道不仅要承担拓展客户来源的职责,同时也承担部分服务的职责。渠道占据一定的地理优势,可以就近提供上门服务、演示等等促进销售转化、解决售后问题。

这样看来“线下服务”中的“服务”也可以看成是推广、销售的手段,从这个角度来讲,线下服务也不可避免。

当然多数创业厂商都无力提供线下服务,真不是不想,而是没那么大的实力所以押后了,就单单是现在线上流量获取成本如此之高的境况下,线下服务也是必须做的尝试。

相关文章